Logiciel CGP : les huit fonctions qui font réellement la différence

Ce que la loi vous oblige à produire, et pendant combien de temps

C’est la grille de sélection la plus utile, parce qu’elle ne dépend d’aucun argument commercial : ce sont des textes.

Ce que l’outil doit produire ou conserver	Référence	Durée de conservation
Document d’entrée en relation	Article 325-5 du règlement général de l’AMF	—
Lettre de mission, avec ses quatre mentions obligatoires	Article 325-6 du règlement général de l’AMF	—
Recueil d’informations, dont la capacité à subir des pertes	Article L. 541-8-1 du Code monétaire et financier	—
Pièces de vigilance et documents LCB-FT	Article L. 561-12 du Code monétaire et financier	Cinq ans à compter de la clôture de la relation d’affaires
Documents relatifs aux opérations effectuées	Article L. 561-12 du Code monétaire et financier	Cinq ans à compter de leur exécution

Deux conséquences pour le choix d’un outil.

La conservation est aussi contraignante que la production. Un logiciel qui produit bien les documents mais dont vous perdez l’accès à la résiliation vous laisse avec une obligation de conservation de cinq ans et aucun moyen de l’honorer. C’est la vraie question de réversibilité, et elle est réglementaire avant d’être commerciale.

Les cinq ans courent après la fin de la relation. Un client parti en 2026 doit rester documenté jusqu’en 2031, y compris si vous avez changé d’outil entre-temps.

Les huit fonctions

1. L’agrégation des avoirs. Récupération automatique des positions détenues chez les producteurs et, le cas échéant, des comptes bancaires du client. C’est la fonction qui libère le plus de temps, parce qu’elle supprime la saisie manuelle et la mise à jour trimestrielle.

2. La gestion de la relation client. Historique des échanges, tâches, relances, pièces justificatives. Un CRM généraliste peut suffire, mais il ne connaît ni les producteurs ni les contraintes documentaires du métier.

3. La production des documents réglementaires. Document d’entrée en relation, lettre de mission, recueil d’informations, déclaration d’adéquation. Si ces documents restent produits sous traitement de texte, l’outil ne réduit pas votre risque.

4. Le recueil du profil client. Questionnaire conforme aux exigences de MiFID II, incluant les préférences en matière de durabilité, avec horodatage et conservation.

5. Le reporting client. États périodiques de performance et de composition, personnalisables aux couleurs du cabinet.

6. Le suivi des rémunérations. Rapprochement des rétrocessions attendues et perçues, par producteur et par contrat. Beaucoup de cabinets découvrent, en s’équipant, des écarts substantiels.

7. La conformité opérationnelle. Piste d’audit, conservation des pièces, traçabilité des recommandations, gestion des obligations de lutte contre le blanchiment.

8. L’interopérabilité. Capacité à échanger avec les extranets producteurs et avec vos autres outils. C’est la fonction la moins visible en démonstration et la plus coûteuse quand elle manque.

Ce qui coûte vraiment

La licence est rarement le poste principal. Les trois coûts réels sont ailleurs.

La reprise de données. Faire entrer un portefeuille existant dans un nouvel outil demande un travail de préparation, de nettoyage et de contrôle qui se compte en semaines. Demandez systématiquement qui le réalise, sur quel format, et à quel prix.

Le temps d’appropriation. Comptez plusieurs mois avant que l’outil soit utilisé à sa pleine valeur. Pendant cette période, la productivité baisse.

Le coût de sortie. C’est le sujet dont personne ne parle en phase commerciale. Si vous quittez l’outil, dans quel format récupérez-vous vos données, en combien de temps, et avec quelle exhaustivité ?

La grille de questions à poser en démonstration

Quels producteurs sont connectés en agrégation automatique, précisément, et avec quelle fréquence de mise à jour ?

Les documents réglementaires sont-ils générés depuis les données du dossier, ou saisis séparément ?

Où les données sont-elles hébergées, et sous quel régime ?

Quel est le délai contractuel de restitution des données en cas de résiliation, et sous quel format ?

Quelle est la procédure en cas d’incident majeur, et quel engagement de disponibilité ?

Un éditeur sérieux répond à ces cinq questions par écrit. Une réponse évasive sur la réversibilité est un signal suffisant pour écarter une solution.

L’ordre d’équipement recommandé

Pour un cabinet qui part de peu, l’ordre qui produit le plus de valeur immédiate est généralement le suivant.

D’abord la centralisation des dossiers clients et des pièces, qui règle un risque de conformité immédiat. Ensuite l’agrégation, qui libère du temps. Puis la production documentaire, qui réduit le risque. Enfin le reporting et le suivi des rémunérations, qui améliorent la relation et la marge.

Tenter les cinq simultanément est la façon la plus sûre de ne rien déployer.

Le calendrier réaliste d’un changement d’outil

Les projets échouent rarement sur le choix de la solution. Ils échouent sur le calendrier, parce que la phase de reprise est systématiquement sous-estimée.

Semaines 1 à 4 : cadrage et nettoyage. Avant toute migration, l’état réel de vos données doit être établi : doublons de fiches clients, contrats clos restés actifs, valorisations périmées, pièces manquantes. Ce travail se fait sur l’ancien outil ou sur vos fichiers, jamais pendant la reprise. Une base sale migrée reste une base sale, avec un coût de correction multiplié.

Semaines 4 à 10 : reprise et recette. L’éditeur importe, vous contrôlez. La recette suppose de prendre un échantillon de dossiers représentatifs et de vérifier ligne à ligne : positions, historiques, pièces, droits d’accès. Prévoyez explicitement qui réalise ce contrôle et sur quel temps.

Semaines 10 à 14 : double saisie. Période inconfortable mais nécessaire sur les dossiers actifs, le temps de valider que le nouvel outil produit les mêmes résultats. La supprimer pour gagner trois semaines est le raccourci qui coûte le plus cher.

À partir de la semaine 14 : bascule et arrêt de l’ancien contrat. Vérifiez avant résiliation que l’export complet est en votre possession, dans un format lisible sans l’outil d’origine.

Deux règles de conduite. Ne lancez jamais une migration pendant une période de forte charge, campagne déclarative ou clôture. Et désignez une personne responsable du projet dans le cabinet : un projet porté par tout le monde n’est porté par personne.